En quoi consiste le télésecrétariat ?
Le rôle d’un télésecrétaire est d’accomplir l’ensemble de toutes les tâches administratives téléphoniques mais aussi certaines tâches commerciales, d’une entreprise à distance. Le télésecrétaire peut très bien évoluer en tant qu’indépendant ou sous le statut de salarié dans une
entreprise dédiée.
Cette profession s’est beaucoup développée ces derniers temps car elle peut s’effectuer en intégralité en télétravail. Elle peut donc inclure des tâches spécifiques au travail à distance.
Les tâches d’un télésecrétaire
Le télésecrétaire peut avoir à gérer des tâches très diverses. Certaines de ses missions peuvent être purement liées à la réception d’appels : gestion des appels entrants, la prise de rendez-vous, donner des informations à la clientèle. La permanence téléphonique est une des fonctions principales du télésecrétaire.
La personne chargée du télésecrétariat a néanmoins beaucoup d’autres occupations. Elle peut avoir à retranscrire certains documents, mettre à jour les agendas, informer la clientèle par sms ou par mail, rédiger des devis, etc. Cette polyvalence va permettre à l’entreprise ou le travailleur libérale de faire bon nombre d’économies en termes de gestion administrative.
Enfin, le télésecrétariat peut aussi se traduire par du démarchage commercial. Il peut être utilisé pour promouvoir une offre ou une opération commerciale auprès des prospects ou clients déjà abonnés. Les call-centers sont, eux aussi, une forme d’entreprise de télésecrétariat.
Pourquoi opter pour le télésecrétariat?
Externaliser son service de secrétariat et le confier à une personne ou une entreprise tierce peut avoir plusieurs bénéfices.
Le premier avantage est la diminution des coûts. D’abord, grâce à l’externalisation des ressources et à la dématérialisation et l’archivage des documents. Externaliser cette tâche permet aussi d’éviter les coûts liés aux charges sociales, aux congés, au matériel (fournitures de bureau, matériel informatique…) ou encore à l’achat d’un bureau. Les prestations sont, de plus, vendues de manière fractionnable. Elles sont rémunérées à l’heure ou à l’unité ce qui exempt donc de payer un salaire.
Un autre grand point fort d’un service de télésecrétariat est la flexibilité. Les agences de télésecrétariat ou les télésecrétaires indépendantes s’adaptent aux besoins de chaque client. Ils peuvent également avoir des heures de travail adaptées.
L’externalisation du secrétariat accorde à l’entreprise ou au travailleur à son compte la possibilité de se concentrer sur son activité principale sans avoir à gérer cette mission. Cette fonction possède aussi l’avantage de pouvoir être exercée majoritairement en télétravail ce qui est un vrai atout depuis la montée en flèche de celui-ci.
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